公司大型会议筹办注意事项及流程

  公司大型会议筹办注意事项及流程 一、前期的筹备。 1.1.1 确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明 确会务组成员并予以具体分工、落实责任。办公室有经常业务 的，应留 1 人值班。 1.1.2 根据会议层次及预算， 考察会议场所及其配套餐饮、 住宿、外部环境等，比选确定最佳场所。 1.2.1 发布会议通知，采集参会人员反馈信息。注意通知 的内容：时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会 要求等 （如代表是否发言、 着工装） 会议通知一定要落实到人。 。 1.2.2 会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有 发言人开会或通过其他形式统一思想，提出要求、发言从那些 角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。 1.3 准备会议需要的文件资料。 1.3.1 准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分 层次，避免重复。 1.3.2 准备会议须知、会议日程表、会场（聚餐）座次表、 参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。 1.3.3 所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意 内页装订顺序。 1.3.4 按照参会人数准备文件袋、笔、记录本（或礼物） 、
  
  会议餐劵，与会务资料合并后在会前分装妥当。 1.4 结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场横幅文字 （会议的题目） 大约提前 3-5 天制作好， 横幅文字大小要适中， 一般为红底白字。 1.5 制作 PPT 宣传资料（或音乐、MV） ，用于会前空闲时间 及中场休息时间循环播放；制作会议签到表在会议开始后发放 并收回。均需指定专人负责。 1.6 提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会 议需合影的，应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前 排座次。有安排会议聚餐的，可提前准备相关烟酒、饮料、矿 泉水等，并确定聚餐菜单。 二、会场的布置及接待。 2.1 悬挂会场横幅，注意位置对称。 2.2 主席台的安排：几个人？座次怎样安排？有桌签的需 提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会 议期间注意喷水保养。 2.3 会场椅子、 凳子是否够用？怎样安排？注意会场卫生、 温度、通风、外部噪声等环境。 2.4 给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相 应位置。 2.5 测试话筒、音响、投影机、电脑、空调、照明、摄像
  
  机、照相机等设备是否能正常使用，如有故障应及时修理、更 换、备用。数码摄像机、照相机要提前充电。 2.6 张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服 务人员引导。 2.7 举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台，先发 的放在上面，后发的放在下面。注意安排领奖人员上台路线和 现场拍照，领奖人数超过主席台人数的，应分批依次颁奖。 2.8 明确专人在会议报到处张贴会议标牌，接待、登记、 发放会议资料等。注意与会议相关方联络、确认。 2.9 明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导 和外部特邀嘉宾参会，含安排车辆、路线、住宿、用餐等。 2.10 会议期间应安排人员在会场值夜班。 三、会议的过程。 3.1 会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。 3.2 会场服务人员具体要求： 3.2.1 着装得体。除讲话人之外，服务人员是最可能引起 关注的人，所以一定要注意着装。 3.2.2 动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋， 走动时注意不能发出声响。 3.3.3 注意礼貌。如冲水要拿起杯子，不要对着领导冲水， 不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
  
  3.4 主持人要避免走动，如有特急的事情，可以通过写纸 条的形式来传递。 3.5 会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责（如果 需要） 。注意领导讲话时主席台照明要充足。 3.6 安排专人：在会议开始前巡查会场，及时发现并整改 存在的问题；会议临时休息结束时招呼参会者按时入座并维持 秩序；就会议情况撰写新闻稿件并及时发布；负责会务通知、 联络，注意邀请所有参会领导、嘉宾参加会议聚餐；办理发票 事宜；分发合影照片等。发票及合影照分发一般在会议的最后 一天发放。 3.7 其他注意事项：如安排会议旅游、办理返程车票等 （略） 。 四、会议结束后续工作 4.1 协调延时退房、用餐等问题。 4.2 清理会议现场，检查有无遗留物品、资料等。 4.3 办理会议结算、报销事项。 4.4 总结、反馈办会经验和不足。
  
  2012.9.22
  
  附：
  
  会议筹办流程图
  相关负责人 会务组 参会人员
  
  确定会议主题
  
  安排议事日程
  
  提前考察会议场所
  
  确定参会人选
  
  确定会议时间、场所
  
  发布会议信息 确定参加
  
  准备会务材料
  
  参会准备
  
  布置会议场所
  
  安排报到、住宿、餐饮等
  
  遵守会议议程
  
  主持会议
  
  配合服务
  
  执行会议精神
  
  会议结束后续工作
  
  
  

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